প্রফেশনাল ই-মেইল কীভাবে লিখবেন এবং কি এড়িয়ে চলবেন

ই-মেইল এর পূর্ণরূপ হল ইলেকট্রনিক মেইল। আমাদের দৈনন্দিন কর্মক্ষেত্রে ক্লায়েন্টের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে, প্রোডাক্ট প্রমোশন ও মার্কেটিংয়ের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ মাধ্যম হল ই-মেইল। ই-মেইল এমন একটি মাধ্যমে যার দ্বারা প্রফেশনালভাবে আপনি আপনার ক্লায়েন্টের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় বিষয়সমূহ সঠিকভাবে উপস্থাপন করতে পারেন।
তাই ই-মেইলের মাধ্যমে প্রফেশনালিজম ফুটিয়ে তোলার ক্ষেত্রে যার কাছে ই-মেইল পাঠাবেন অবশ্যই ফর্মাল ই-মেইল তৈরির সমস্ত ধাপসমূহ অনুসরণ করে আপনাকে মেইল পাঠাতে হবে। তবে ই-মেইল লেখার কিছু ফরমেট রয়েছে। যা আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রফেশনালিজম ফুটিয়ে তুলতে আপনাকে সাহায্য করবে। তাই প্রতিষ্ঠান ক্ষুদ্র হোক কিংবা বৃহৎ প্রফেশনালিজম ফুটিয়ে তোলার ক্ষেত্রে প্রফেশনাল ই-মেইল রাইটিং এর দিকে গুরুত্ব দিতে হবে। তাই প্রফেশনাল ই-মেইল কীভাবে লিখবেন এবং কি এড়িয়ে চলবেন এই নিয়ে বিস্তারিত থাকছে আজকের আয়োজন জুড়ে।
সেই সাথে ঘুড়ি লার্নিং এর Email Writing কোর্সগুলো শুরু করতে পারেন এবং নিজেকে একজন স্বনির্ভর হিসাবে তৈরি করতে পারেন। অন্যদিকে ঘুড়ি লার্নিং এ সাবস্ক্রিপশন করলে ১০০+ কোর্স পাবেন মাত্র ৯৯ টাকায়। সাবস্ক্রিপশন প্যাক সম্পর্কে আরও বিস্তারিত জানতে এখানে দেখুন। 

কেন প্রফেশনাল ই-মেইল রাইটিং শেখা গুরুত্বপূর্ণ?
আমাদের চারপাশে প্রযুক্তি ক্রমশ পরিবর্তন হচ্ছে। সে পরিবর্তনের ছোঁয়া আমাদের প্রাত্যহিক জীবনে দেখা দিচ্ছে।
বর্তমান সময়ে আমাদের বেশিরভাগ কমিউনিকেশন অনলাইন কেন্দ্রিক হয়ে উঠেছে। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের এক গবেষণায় দেখা গেছে যে, প্রায় ৭৪% মানুষ সেখানে জেনারেল মুখোমুখি কমিউনিকেশনের চেয়ে ডিজিটাল কমিউনিকেশন বেশি প্রাধান্য দিচ্ছে। 
তবে শুনতে অবাক হলেও সত্য যে, ডিজিটাল যোগাযোগ অনেকটা হিউম্যান নেচারের বিপরীতে চলে। যেখানে একজন ব্যক্তির সাথে কমিউনিকেশনের জন্য বডি ল্যাঙ্গুয়েজ, আই কন্টাক্ট, এবং টোনের মতো মৌখিক এবং অমৌখিক যোগাযোগের সংকেতের উপর অনেক বেশি নির্ভর করে। তবে ই-মেইল এবং অন্যান্য ডিজিটাল কমিউনিকেশন চ্যানেল আমাদের এই ন্যাচারাল কমিউনিকেশন সংকেতগুলি বেছে নেওয়ার অনুমতি দেয় না। তাই কীভাবে আপনি ফর্মাল ই-মেইল লিখবেন বা প্রফেশনাল ই-মেইল রাইট করবেন তা শিখে নেওয়াটা বেশ গুরুত্বপূর্ণ।
ই-মেইল আমাদের প্রফেশনাল লাইফের কমিউনিকেশনের জন্য বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। কীভাবে একটি ফর্মাল ই-মেইল লিখতে হয় তা জানার জন্য নিম্নলিখিত মাধ্যমগুলো এক্ষেত্রে আপনাকে সাহায্য করবে:
১. সম্মান: নির্ভরযোগ্যতা এবং দক্ষতা প্রদর্শন সহকর্মী, পরিচালক এবং সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট বা নিয়োগকর্তাদের চোখে আপনার প্রফেশনাল ডেভেলপমেন্ট প্রকাশ করতে সাহায্য করে। তাই আপনি যখনই যেকোনো ব্যক্তির কাছে প্রফেশনাল ই-মেইল প্রেজেন্ট করবেন আপনাকে তার প্রতি সম্মানসূচক বাক্য প্রদর্শনের মাধ্যমেই ফর্মাল ই-মেইল লেখা শুরু করবেন।
২. স্বচ্ছতা: স্বচ্ছতা আপনার ব্যক্তিত্ব বিকাশের পাশাপাশি আপনার প্রফেশনাল ক্যারিয়ার বিল্ডআপ করতে সাহায্য করে। তাই কোন কাজের ক্ষেত্রে কোন ব্যক্তির মতামতের প্রয়োজন হলে অবশ্যই সেক্ষেত্রে অর্থপূর্ণ তথ্য সরবরাহ করা প্রফেশনাল সম্পর্ক তৈরি করুন এবং প্রফেশনাল ই-মেইল রাইটিং এর মাধ্যমে স্কিল কমিউনিকেশন স্কিল ইম্প্রুভ করুন।
৩. কার্যকারিতা: আপনি যে বিষয়ে ই-মেইল লিখুন না কেন অবশ্যই সেটির কার্যকারিতা পূর্বে থেকে ভালোভাবে যাচাই করে নিতে হবে। আপনি যদি ডিসেন্টভাবে আপনার বাক্য শুরু করেন তা পুরো প্রক্রিয়াটিকে স্ট্রীমলাইন করুন তাহলে তা বিপরীতমুখী বিভ্রান্তি এড়াতে সাহায্য করে।
৪. ডেভেলপমেন্ট: কমিউনিকেশন সকলের ক্ষেত্রে বেশ পছন্দের একটি কাজ। তাই আপনি ই-মেইলে কমিউনিকেশন ডেভেলপ করতে চান তাহলে আপনার প্রফেশনাল ইমেইল রাইটিং এর মাধ্যমে আপনার  ডেভেলপমেন্ট প্রসেসটুকু বৃদ্ধির দিলে ফোকাস করতে হবে। 
কীভাবে প্রফেশনাল ই-মেইল রাইটিং করবেন?
ই-মেইলের শুরুটা কোন ক্যাচি লাইন দিয়ে শুরু করে, সঠিক সাইন-অফ এবং এর মধ্যে সবকিছুর বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া পর্যন্ত, একটি ই-মেইলের সমস্ত অংশ একটি উদ্দেশ্য পূরণ করে৷
তাই কীভাবে একটি প্রফেশনাল ই-মেইল রাইট করতে হয় এই ৮ টি টিপস আপনাকে এক্ষেত্রে সাহায্য করবে।
১. অভিবাদন দিয়ে শুরু করুন
একটি ই-মেইল শুরু করার ক্ষেত্রে অভিবাদন কিংবা শুভেচ্ছা জানানো বেশ গুরুত্বপূর্ণ। আমরা সর্বদা একটি ভালো ইম্প্রেশন ক্রিয়েট করতে চাই। আর তাই প্রফেশনাল ই-মেইল রাইটিংও এর ব্যতিক্রম নয়। তাই আপনি যদি সঠিক অভিবাদন দিয়ে ফর্মাল ই-মেইল লেখা শুরু করেন তাহলে আপনি এক্ষেত্রে একধাপ এগিয়ে যাবেন।
একটি উপযুক্ত অভিবাদন দিয়ে মডেলটি শুরু করুন, যা প্রাপকের সাথে আপনার সম্পর্কে তার ধারণা পরিবর্তন হতে সাহায্য করবে। এক্ষেত্রে প্রধান অভিবাদন হিসেবে Hey এবং Hello বা Dear দিয়ে শুরু করতে পারেন।
আপনি যদি সরাসরি আপনার সহকর্মীকে বা আপনার পরিচিত প্রফেশনাল রিলেশান আছে এমন কোন ব্যক্তির উদ্দেশ্যে ই-মেইল লিখতে চান তাহলে আপনি, "Hello" বা "Hi" দিয়ে শুরু করতে পারেন।
আপনি যদি এমন কাউকে লিখছেন যার সাথে আপনি কখনও দেখা করেননি বা যার সাথে আপনার ফর্মাল কিংবা প্রফেশনাল সম্পর্ক আছে , যেমন একজন নিয়োগকারী ব্যবস্থাপক, বা একজন নতুন বা সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট, তাহলে "Dear" দিয়ে শুরু করুন।
"dear স্যার," "dera ম্যাডাম," "প্রিয় মি. অথবা "প্রিয় মিসেস।" কিছু প্রাপকের জন্য বেশ ফর্মাল ওয়ার্ড হিসেবে ব্যবহৃত হতে পারে। তবে অনিচ্ছাকৃতভাবে ভুল জেন্ডার এবং কারো কাছে বিরক্তিকর হতে পারে। আপনি যদি না জানেন যে কেউ কীভাবে সম্বোধন করা পছন্দ করে, তাহলে লিঙ্গ-নিরপেক্ষ থাকাই ভাল।
আপনি প্রাপকের নামের বানান সঠিকভাবে করেছেন তা নিশ্চিত করতে আপনার সর্বদা নাম চেক করা উচিত। যদি এটি তাদের প্রথমবার লেখা হয় এবং তাদের যোগাযোগের তথ্যে তাদের পুরো নাম অন্তর্ভুক্ত না থাকে, তাহলে তাদের LinkedIn প্রোফাইল বা অন্যান্য সোশ্যাল মিডিয়া থেকে হেল্প নিতে পারেন।
যদি তাদের একটি Gmail অ্যাকাউন্ট থাকে, তাহলে প্রাপক বক্সে তাদের ই-মেইল টাইপ করে, ট্যাব বাটনে ক্লিক করে, ই-মেইল অ্যাড্রেসের উপর তাদের প্রোফাইল ছবিতে ক্লিক করে তাদের পুরো নামটি পুনরায় চেক করুন৷
 ২. আপনার উদ্দেশ্য বোঝানো
আপনি লেখা শুরু করার আগে, আপনার ফর্মাল ই-মেইল দিয়ে আপনি কি উদ্দেশ্য অর্জন করতে চান তা নিয়ে ভাবুন। আপনার উদ্দেশ্য ই-মেইল বডির টোন পরিবর্তনে গাইড করবে। একটি কোম্পানিব্যাপী ই-মেইল একটি ই-মেইল চেইনে একজন সহকর্মীর প্রতিক্রিয়ার চেয়ে আনুষ্ঠানিকভাবে লিখতে হবে। আপনি যা করতে চান তা নির্বিশেষে, আপনাকে যথাযথভাবে লিখতে হবে।
৩. আপনার উদ্দেশ্য সম্পর্কে জানুন
যখন আপনি আপনার উদ্দেশ্য বুঝতে পেরেছেন, আপনি কেন তাদের কাছে লিখছেন তা প্রাপককে জানান। ফর্মাল ই-মেইল লেখার কারণগুলো হতে পারে-
একজন ম্যানেজারের সাহায্য চাচ্ছেন
একজন সহকর্মীর পক্ষ থেকে আহ্বান করা
ফলো-আপ করা
একটি সমস্যা সম্পর্কে স্পষ্টতা প্রস্তাব
ধন্যবাদ বলা
আপনি যে বিষয়ে লিখছেন তা নির্বিশেষে, নিশ্চিত করুন যে ই-মেইলের উদ্দেশ্য শুরু থেকেই পরিষ্কার। এখানে বিবৃতিগুলোর কিছু উদাহরণ রয়েছে যা আপনি আপনার ই-মেইলের প্রথমদিকে অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন:
আমি গতকাল আমাদের মিটিং সম্পর্কিত একটি ফলো-আপ ই-মেইল পাঠাতে চেয়েছিলাম।
আমি বৃহস্পতিবার দলের মিটিং সম্পর্কে আপনাকে জানাতে লিখছি।
আমি জানতে চেয়েছিলাম আপনার কাছে আমার উপস্থাপনা পর্যালোচনা করার সময় আছে কিনা।
আমি আমার আসন্ন ছুটির সময় নিয়ে আলোচনা করতে চাই।
৪. পয়েন্ট বুঝতে পারা
প্রফেশনাল কমিউনিকেশনের জন্য সর্বোত্তম ই-মেইল বিন্যাস হল একটি দ্রুত এবং সংক্ষিপ্ত বার্তা লেখা। বার্তা  সংক্ষিপ্ত রাখা আপনার প্রাপককে বুঝতে সাহায্য করে যে আপনি কতটা প্রফেশনালিজম বজায় বেখেছেন।  
৩-৫ বাক্য এবং তিনটি সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদের বেশি না দিয়ে আপনার ই-মেইলের মূল অংশে আপনি কী চান তা স্পষ্টভাবে জানান।
আপনি যদি আরও কিছু সম্পর্কে কথা বলতে চান যার জন্য একটি দীর্ঘ আলোচনা প্রয়োজন, একটি ফর্মাল ই-মেইল আপনার যোগাযোগের সেরা ফর্ম নয়। আপনি কি নিয়ে আলোচনা করতে চান এবং একটি মিটিং সেট আপ করতে চান তা সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করে একটি প্রফেশনাল ই-মেইল  পাঠান।
৫. শুভেচ্ছা জানান
কোন বাক্য সংক্ষিপ্ত রাখা আপনার ই-মেইল প্রাপককে দেখানোর একমাত্র উপায় নয় যে আপনি তাদের সময়কে সম্মান করেন৷ আপনি যদি ই-মেইল শেষ করতে চান তাহলে নিম্নোক্ত বাক্য ব্যবহার করে তা শেষ করতে পারেন। এক্ষেত্রে আপনি নিম্নোক্ত বাক্যগুলো ব্যবহার করতে পারেন।
I look forward to hearing back from you.
Your feedback on the presentation was really helpful.
I always love working with you and look forward to our next project
Always be sure to say thank you:
Thank you for your time.
Thank you for reading.
I always appreciate your input.
I appreciate your taking the time to meet with me yesterday
৬. ই-মেইলে সাইন এড করুন
আপনার সম্পর্কে অতিরিক্ত তথ্য দেওয়ার জন্য একটি ই-মেইল সাইন এ পুরো ইনফরমেশন এড করা প্রয়োজন। একটি কাজের ক্ষেত্রে ই-মেইল সাইনে কি কি বিষয় অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে তা হল-
নাম
অবস্থান এবং কোম্পানির নাম
ফোন নম্বর
সোশ্যাল মিডিয়া প্ল্যাটফর্ম লিঙ্ক
 ৭. প্রুফ রিড
আপনি সম্ভাব্য প্রফেশনাল ই-মেইল রাইটিং করার ক্ষেত্রে সম্ভাব্য সময় ব্যয় করেছেন। তাই ফাইনাল চেক না করে কখনো ই-মেইল সেন্ট করবেন না। আপনি সমস্ত ইনফরমেশন এড করেছেন কিনা তা নিশ্চিত করার ক্ষেত্রে আপনার ইমেইলটি প্রুফ রিড করুন। কোন টাইপো বা ব্যাকরণ ভুল আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।

৮. ইমেইল সেন্ট করুন
কীভাবে একটি প্রফেশনাল ই-মেইল রাইটিং করতে হয় তা শেখা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা হিসেবে বিবেচনা করা হয়। তবে এর জন্য আপনাকে প্র‍্যাকটিস করতে হবে। আরও ভাল-লিখিত যোগাযোগ দক্ষতা তৈরি করতে দীর্ঘমেয়াদী সময় দিতে হবে। তাহলে আপনার সময় বাঁচাতে, ভুল যোগাযোগ এড়াতে এবং আরও ভাল প্রফেশনাল সম্পর্ক বিল্ড আপ করতে সহায়তা করবে।
তাই ফর্মাল ই-মেইল লেখার পর উপযুক্ত ইনফরমেশন সহ তা সংক্ষিপ্ত রাখুন এবং এটি দুবার প্রুফ রিড করুন। তারপরে আপনি সেই ই-মেইল আপনার কাঙ্ক্ষিত ব্যক্তিকে সেন্ড করুন।
প্রফেশনাল ই-মেইল রাইটিং এর ক্ষেত্রে কোন বিষয় এড়িয়ে চলা উচিত?
প্রফেশনাল ই-মেইল রাইটিং এর ক্ষেত্রে আপনার যে বিষয়গুলো এড়িয়ে চলা উচিত তার একটি তালিকা সবসময় অনুসরণ করা উচিত, তা হল-
অপ্রাসঙ্গিক সাবজেক্ট সিলেক্ট না করা।
অভিবাদন না জানিয়ে শুরু করা।
একই ইমেইলে বার বার নাম উচ্চারণ না করা।
অহেতুক বাক্য ব্যবহার না করা।
কপি পেস্ট এড়িয়ে চলা।
কোন এট্যাচমেন্ট যেমন-ফাইল,ডকুমেন্ট এড করতে ভুলে না যাওয়া।
সিগনেচার এড করতে ভুলে না যাওয়া।
উপসংহার
আমাদের কাজের ক্ষেত্রে পড়াশোনার ক্ষেত্রে প্রায়শই প্রফেশনাল ই-মেইল রাইট করতে হয়। তাই আশা করি আজকের আলোচনার মাধ্যমে প্রফেশনাল ই-মেইল সম্পর্কে আপনার জিজ্ঞাসার সমাধান হয়েছে। তবে রাতারাতি পরিবর্তন সম্ভব হবে না। বরং ফর্মাল ইমেইল রাইটিং নিয়মিত প্র‍্যাকটিসের মাধ্যমে আয়ত্তে আনা সম্ভব হবে। সবশেষে ঘুড়ি লার্নিং এর সাবস্কি্রপশন প্যাকের সাথে থেকে আপনার স্কিলকে অনন্য উচ্চতায় নিয়ে যেতে পারেন এবং ঘুড়ি লার্নিং ব্লগের সাথে থাকার জন্য ধন্যবাদ।